Auf Absagen antworten: So reagieren Sie richtig

Wir zeigen Ihnen, wie Sie auf Absagen richtig reagieren und geben Ihnen ein Muster an die Hand.
Im Bewerbungsprozess verschicken Sie Ihre Unterlagen, bekommen Einladungen zu Vorstellungsgesprächen und leider auch die eine oder andere Absage. Das gehört dazu. Wir zeigen Ihnen, wie Sie auf Absagen richtig reagieren und geben Ihnen ein Muster, an dem Sie sich bei der Formulierung orientieren können.

Oft dauert es Monate, bis die Absage auf eine Bewerbung eintrifft. Das kann per Telefon, per E-Mail oder auf dem Postweg geschehen. Echte Gründe für diese Entscheidung erfahren Sie in der Regel nicht.

Falls Sie angerufen werden, bekommen Sie möglicherweise durch geschicktes Nachfragen noch den einen oder anderen Grund heraus. Manchmal erledigt jedoch ein Mitarbeiter diese Anrufe, der inhaltlich keine Auskünfte geben kann, weil er nicht in den Bewerbungsprozess involviert ist.

Oder das Unternehmen hält sich bewusst bedeckt, um keine Klage zu riskieren. Sie müssen nicht unbedingt auf eine schriftliche Absage antworten. Es ist allerdings sinnvoll, das trotzdem zu tun. Warum? Dazu kommen wir jetzt!

Warum Sie auf eine Absage antworten sollten

Eine Absage zu bekommen, versetzt dem Selbstwertgefühl im ersten Moment einen Dämpfer. Besonders, wenn Ihnen genau dieser Job oder dieses Unternehmen wichtig waren. Falls die Absage telefonisch erfolgt: Bleiben Sie ruhig und reagieren Sie höflich.

Vielleicht gibt es die Möglichkeit, herauszufinden, warum Ihre Bewerbung abgelehnt wurde. Das hilft Ihnen dabei, Ihre Unterlagen in Zukunft noch besser zu machen.

Haken Sie nach, was Sie in der Zukunft bei Bewerbungen beherzigen sollten. Bitten Sie von sich aus um Tipps. Dadurch wirken Sie kritikfähig, lernbereit und hinterlassen einen guten Eindruck.

Selbst wenn Sie darauf keine Antwort bekommen, kann sich die Mühe lohnen.

Möglicherweise kommt das Unternehmen trotz Absage auf Sie zurück:
  • Manchmal springt einer der angenommenen Bewerber in letzter Minute doch noch ab.
  • Oder in einem anderen Bereich ist eine passende Stelle zu besetzen.
  • Vielleicht besteht später erneut Bedarf – und Sie werden angerufen.

Muster: So reagieren Sie auf eine Absage

Die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein Unternehmen nach einer Absage auf eine Bewerbung mit Tipps zurückmeldet, ist gering. Die meisten Betriebe nehmen sich dafür keine Zeit. Außerdem befürchten Sie eine Klage, falls es zu einem Missverständnis kommt.

Vermutlich bekommen Sie auf Ihren Brief niemals eine Antwort.

Nutzen Sie Ihre Rückmeldung auf die Absage, um dem Unternehmen die Erlaubnis zu geben, Ihre Daten dauerhaft abzuspeichern. – Vorausgesetzt, Sie sind nach wie vor interessiert daran, dort zu arbeiten.

So könnte Ihr Schreiben aussehen:

„Sehr geehrte Frau Meier,

vielen Dank für Ihre Nachricht vom XX.XX.XXXX – auch wenn ich den Inhalt sehr bedauere.

Es würde mir für die Zukunft und mein berufliches Weiterkommen sehr helfen, die Gründe für die Absage zu erfahren. Ich würde mich sehr über einen Hinweis dazu freuen.

Hierzu können Sie mich selbstverständlich gern telefonisch oder per E-Mail kontaktieren.

Nehmen Sie mich gern mit in den Bewerberpool auf und speichern Sie meine Bewerbungsunterlagen ab. Vielleicht gibt es in Zukunft eine ähnliche Position in Ihrem Unternehmen, für die ich in Betracht komme.

Das würde mich sehr freuen!

Ich bedanke mich für Ihre Zeit

Mit freundlichen Grüßen
Oliver Schmidt“

Was mit Ihren Daten passiert

Personenbezogene Daten dürfen laut der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nur zweckgebunden gespeichert werden.

Wenn Sie eine Absage auf Ihre Bewerbung erhalten, fällt eben dieser Zweck weg. Unternehmen bewahren die Daten von Bewerbern in der Regel bis zu sechs Monate lang auf. Erst dann ist die Frist für eine Klage nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz verstrichen.

Falls Sie nach der erhaltenen Absage sichergehen wollen, ob noch Daten bei dem jeweiligen Unternehmen gespeichert sind, holen Sie gemäß Artikel 15 DSGVO eine Auskunft ein. Daraufhin bekommen Sie Informationen dazu, welche Daten von Ihnen noch gespeichert sind und warum.

Möchten Sie im Bewerberpool des Unternehmens bleiben? Dann geben Sie explizit Ihre Erlaubnis dazu.

Warum Sie eine Absage bekommen

Für Absagen gibt es die unterschiedlichsten Gründe. Auch wenn es Ihnen im ersten Moment schwerfällt: Lassen Sie sich nicht entmutigen! Die Entscheidung muss nicht einmal etwas mit Ihnen, Ihrer Eignung als Bewerber oder mit Ihren Unterlagen zu tun haben.

Die 5 wichtigsten Gründe für Absagen auf Bewerbungen

Es gibt meistens mehr Bewerber als offene Stellen. Der Personaler muss also eine Auswahl treffen. Unterschiedliche Gründe führen zu einer Absage:

1. Die Stelle ist bereits vergeben

Möglicherweise ist die Jobanzeige online noch aktiv oder steht noch in der Zeitung, obwohl die Stelle längst besetzt ist. Als Sie die Ausschreibung entdeckt haben, war die Bewerberauswahl eventuell bereits abgeschlossen.

2. Zu viele Bewerber

Manche Jobs sind beliebt. Dementsprechend viele Bewerber bemühen sich um die Stelle. Das kann die Personalabteilung dazu zwingen, nur die hervorstechendsten Bewerbungen zu berücksichtigen. Alle anderen werden direkt aussortiert.

Das passiert beispielsweise, wenn Ihre Bewerbungsunterlagen unvollständig, fehlerhaft oder optisch nicht den Geschmack der Personaler treffen.

3. Sie erfüllen die Anforderungen an die Stelle nicht

Aus Sorge vor Klagen wegen Diskriminierung formulieren die meisten Unternehmen ihre Stellenanzeigen neutral bis vorsichtig. Vielleicht sucht der Betrieb gezielt Bewerber mit einem bestimmten Geschlecht, einen bestimmten Typ oder neue Mitarbeiter in einer bestimmten Altersgruppe.

Es gibt teilweise interne Anforderungen, die in der Stellenanzeige nicht erkennbar sind.

4. Die Sympathie stimmt nicht

Vielleicht spricht den Personaler Ihre Bewerbungsmappe persönlich nicht an. Oder das Foto gefällt ihm nicht. In dem Fall verschwinden Ihre Bewerbungsunterlagen im Altpapier.

5. Sie erfüllen die Qualifikation nicht

Vielleicht waren Sie mutig und haben sich beworben, obwohl Sie die geforderten Hard Skills nicht zu 100% erfüllen. Oder Sie sind Quereinsteiger. Gibt es genügend passende Bewerber in der Branche, werden diese bevorzugt zum Vorstellungsgespräch eingeladen.

Fazit

Absagen auf Bewerbungen zu bekommen, ist kein Weltuntergang. Wenn Sie sich um einen Ausbildungsplatz oder eine neue Stelle bewerben, gehören Absagen dazu. Lassen Sie sich davon nicht entmutigen. Verstehen Sie eine Absage nicht als fachliche oder persönliche Kritik. Dafür kann es unternehmensinterne Gründe geben, die mit Ihnen als Bewerber überhaupt nichts zu tun haben.

Wenn Sie eine schriftliche Absage per Post oder per E-Mail bekommen, fragen Sie ruhig nach den Gründen. Eine konkrete Antwort bekommen Sie höchstwahrscheinlich nicht. Aber Sie können die Gelegenheit nutzen, um einen guten Eindruck zu machen und der Firma anbieten, Ihre Daten zu speichern – falls sich in der Zukunft erneut eine Jobchance ergibt.

Wer weiß, vielleicht sagt jemand anders ab und Sie rutschen nach. Zu verlieren haben Sie nichts!

Informationen zum Autor
Matthias Weisbrich
Gründer und Geschäftsführer der STRATAG GmbH
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