Der Versand von Bewerbungsunterlagen verleitet manch einen Bewerber dazu, eine Flut von Anhängen zu verschicken. Das überfordert schlimmstenfalls das Empfängerkonto. Machen Sie es besser: Achten Sie auf eine empfängerfreundliche PDF-Größe, wenn Sie Ihre Bewerbung per E-Mail verschicken. Wie Sie die Dateigröße reduzieren? Das erfahren Sie hier!

Der Personalreferent möchte sich nicht durch eine Flut von – womöglich ungenau beschrifteten – Anlagen quälen, wenn er die Bewerbungsunterlagen sichtet.

Machen Sie es ihm leicht, Ihre Bewerbung zu mögen.

3 Tipps, wie Ihre E-Mail-Bewerbung bei Personalern gut ankommt

1. Schicken Sie ein einziges Dokument als PDF im Anhang

PDF ist die Abkürzung für Portable Document Format. Mit diesem Dokumentenformat von Adobe Systems ist es möglich, elektronische Dokumente originalgetreu weiterzugeben – und zwar unabhängig vom Erstellungs- oder Anwendungsprogramm.

Anders gesagt: Ihr Layout bleibt genauso erhalten, wie Sie es gestaltet haben. Der Empfänger sieht Ihre Unterlagen in unveränderter Form.

Zum Betrachten wird lediglich ein kostenloser PDF-Reader wie der Adobe Acrobat Reader benötigt. Dieser gehört zum Standard-Repertoire eines jeden Unternehmens. Bei Bedarf kann er kostenlos und unkompliziert aus dem Internet heruntergeladen werden.

Achten Sie auf eine möglichst kompakte Größe.


 

2. Versenden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen möglichst kompakt 

Eine Dateigröße von 1 MB ist perfekt. 3 MB gelten als in Ordnung. Bis zu 6 MB sind gerade noch akzeptabel. Größer sollte der Anhang mit Ihren Bewerbungsunterlagen also nicht ausfallen.

Falls Ihr Dokument diesen Rahmen sprengt, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Entweder Sie reduzieren die Größe der einzelnen Dateien, die Sie in Ihrem PDF-File vereinen.
• Oder Sie komprimieren die PDF-Datei im Nachhinein als Ganzes.

Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen gleich.

3. Richten Sie Ihre Mail an den korrekten Empfänger und Ansprechpartner

Ein Versand an die E-Mail-Adresse info@firma.de führt Ihre Bewerbung entweder direkt in den Spam-Filter oder quer durch das Unternehmen bis zum richtigen Ansprechpartner. Beides ist nicht optimal.

Ermitteln Sie vorab, an wen Sie Ihre Unterlagen richten sollten.

Bewerbung per Formular

Manchmal gibt es ein Formular, in das Sie bestimmte Angaben direkt eintippen können. Das verführt zum Copy & Paste. Bitte kopieren Sie keine Texte aus Ihren Unterlagen. Das birgt die Gefahr, dass die Software eigenmächtig Sonderzeichen einbaut.

Das macht Ihre Bewerbung schlimmstenfalls unleserlich.

Meistens werden Sie gebeten, bestimmte Dokumente einzeln hochzuladen. Die maximale Dateigröße steht oft dabei. Das erleichtert Ihnen den Bewerbungsprozess.

Bewerbung: PDF-Größe reduzieren

Sollte Ihr PDF-File zu groß sein, haben Sie drei Möglichkeiten:

• Sie verkleinern die einzelnen Bestandteile und erstellen erst im Anschluss ein einziges PDF.
• Sie komprimieren das PDF-File nach der Erstellung als Ganzes.
• Oder Sie versenden Ihre Datei per Zip-Programm.

 

Die einzelnen Bestandteile verkleinern

Ihre PDF-Datei beinhaltet Fotos und Textdokumente. Texte, die Sie in Word erstellt haben, sind von geringer Größe und prinzipiell unproblematisch.

Das hohe Datenvolumen entsteht durch eingescannte Fotos. Arbeitszeugnisse, Abschlusszeugnisse, Zertifikate und Referenzen liegen in der Regel nicht digital vor. Sie müssen diese wichtigen Dokumente erst einscannen.
Eine hohe Auflösung und gute Qualität sind dabei von Vorteil. Schließlich soll alles gut lesbar sein und auf Anhieb überzeugen.

Aber es gibt Möglichkeiten, Fotos nahezu verlustfrei im Nachhinein zu verkleinern: Die Bilder nehmen dann weniger Speicherplatz ein, bleiben am Bildschirm aber dennoch gestochen scharf und gut lesbar.

Das gelingt Ihnen mit dem kostenlosen Online-Tool tinypng.com. Wenn Sie jedes Dokument Ihres Anhangs zunächst einzeln optimieren und erst am Ende ein PDF aus den einzelnen Bestandteilen Ihrer Bewerbung erstellen, bleibt alles gut lesbar – und die Dateigröße in einem akzeptablen Rahmen.

Was Sie beachten sollten: Während des Vorstellungsgespräches haben Personaler, Abteilungsleiter und Chefs in der Regel Ihre ausgedruckten Bewerbungsunterlagen vor sich auf dem Tisch liegen.

Das heißt, auch der Ausdruck Ihrer Bewerbung sollte problemlos lesbar sein. Machen Sie zu Hause unbedingt einen Probedruck!

Falls Sie mit der der Lesbarkeit noch nicht zufrieden sind, ist Experimentieren angesagt: Probieren Sie aus, bei welcher Dateigröße sich Ihre Unterlagen ausdrucken lassen, ohne dass die Qualität leidet. Bringen Sie Ihre Unterlagen sicherheitshalber zusätzlich in doppelter Ausfertigung zu Ihrem Bewerbungsgespräch mit.

Hierbei dürfen stilvolle Bewerbungsmappen zum Einsatz kommen.


 

Das PDF-Dokument insgesamt komprimieren

Sie können die Größe Ihrer Bewerbung auch verkleinern, indem Sie das PDF-File komprimieren. Auch das bedeutet nur minimale Qualitätsverluste: Ihr Dokument bleibt zoombar und ausdruckbar.

Dafür lässt sich die Dateigröße Ihrer Online-Bewerbung auf ein empfängerfreundliches Maß herunterbrechen.

Probieren Sie dazu das ebenfalls kostenfrei nutzbare Online-Tool PDF-Compressor aus.

Ihre Bewerbung per Zip-Programm versenden

Zip-Programme wie 7-Zip oder WinZip sind ebenfalls eine Möglichkeit, Ihre Bewerbung zu versenden. Achten Sie darauf, dass sich das Dokument problemlos entpacken lässt. Es sollte keine Mühe verursachen und keine Extra-Downloads erfordern, an Ihre Bewerbung heranzukommen.

Fazit

Bevor Sie Ihre Bewerbung per E-Mail verschicken, kontrollieren Sie die Dateigröße. Falls nötig, verkleinern Sie entweder die einzelnen Komponenten, komprimieren Sie die PDF-Datei oder nutzen Sie ein Zip-Programm.

Denken Sie daran, dass Personaler zahlreiche Bewerbungen empfangen. Je empfängerfreundlicher Ihre Unterlagen sind, desto besser. Das gilt für ihre Aufbereitung ebenso wie für ihre Größe.

Wenn Sie Ihre Bewerbung auf eine anwenderfreundliche PDF-Größe verkleinern, hinterlassen Sie auf jeden Fall einen positiven Eindruck. Der Personalreferent wird bemerken, dass Ihr Dokument angenehm zu öffnen und zu lesen ist.